Wer wissen will, ob seine jährliche Betriebskostenabrechnung richtig ist, muss sich die jeweiligen Belege der Abrechnungspositionen ansehen. Die Rechtsprechung akzeptiert seit jeher nicht die pauschalen Behauptungen, dass die Betriebskosten falsch sind, weil sie zu hoch seien. Wer Mängel in den einzelnen Positionen behauptet, muss zumindest darlegen, was falsch sein soll.
Wer sich daher mit der Richtigkeit seiner Betriebskostenabrechnung auseinandersetzen will, muss Einsicht in die Belege nehmen. Erst hieraus lässt sich erkennen, ob die richtigen Zahlen herangezogen wurden oder ob sich sogar nicht umlegbare Positionen in den einzelnen Positionen verstecken. So umfassen die umlagefähigen Hausmeisterkosten z. B. nicht Instandsetzungen oder Instandhaltungsarbeiten des Hausmeisters. Auch wenn der Hausmeister Wohnungsübergaben und Wohnungsbesichtigungen durchführt, können die hierfür anfallenden Kosten nicht einfach umgelegt werden.
Der Vermieter braucht seiner Betriebskostenabrechnung keine Belege beifügen. Der Mieter muss Belegeinsicht verlangen. Auch dann braucht der Vermieter die Belege nicht zusenden, sondern kann sie in seinen eigenen Räumen zur Einsicht bereithalten. Der Mieter muss also seinen Vermieter aufsuchen.
Dies gilt jedoch nicht, wenn der Vermieter nur in großer Entfernung zu seinem Mieter wohnt oder seinen Verwaltungssitz hat. Dann ist es dem Mieter nicht zumutbar, sich auf die lange Reise zur Belegeinsicht aufzumachen. Ab welcher Entfernung zwischen Mieter und Vermieter die Zumutbarkeitsschwelle überschritten wird, ist in der Rechtsprechung leider nur uneinheitlich beantwortet. Das Amtsgericht Dülmen meinte, eine halbstündige Autofahrt des Mieters sei noch zumutbar (Urteil v. 30.8.2010, Az.: 3 C 221/10).
Das Amtsgericht Dortmund meint in einer aktuellen Entscheidung, dass eine Wohnungsgesellschaft in ihrem Stadtteilbüro, wo regelmäßig Sprechstunden abgehalten werden, die Belege in ihrem Stadtteilbüro für die Mieter bereithalten muss (Urt. v. 03.02.2015, Az.: 423 C 8722/14).
Wer eine tiefergehende Überprüfung seiner Betriebskostenabrechnung wünscht, kommt nicht umher, die Belege vollumfänglich einzusehen. Vertragliche Regelungen hierzu wären sicherlich wünschenswert und könnten viele Unsicherheiten beseitigen.